La plataforma Coldview fue desarrollada para el sector financiero, y luego extendida exitosamente al resto de las industrias, para la gestión de contenidos estructurados y no estructurados, reportes de todo tipo, y la distribución de información y documentación por múltiples canales de contacto.

El Repositorio Corporativo Unificado es el corazón de la Suite Coldview, y brinda soporte al acceso y distribución de todos los documentos y contenidos corporativos para los distintos canales de la organización. Coldview administra el ciclo completo del contenido: desde la publicación, uso, distribución, hasta la recuperación y expiración, conformando un Repositorio Corporativo Unificado.

Toda la suite Coldview fue diseñada para cumplir con todas las normativas y regulaciones de las diferentes industrias. Entre las más importantes podemos mencionar: Sarbanes-Oxley, Basilea II (Coldview facilita contar con la información en línea para la determinación del Capital Mínimo Requerido así como satisfacer los requerimientos de Pilar III), y Regulaciones Internas y de Organismos de Control.

La PLATAFORMA TECNOLOGICA COLDVIEW le da vida a los productos que componen la suite Coldview. Cada uno de estos productos y módulos responde a una necesidad específica, cubriendo todo lo relacionado con la gestión de contenidos, workflow y distribución y comunicación multicanal. Todo sobre una plataforma integrada, probada, segura y que cumple con todas las normativas y regulaciones de cada país e industria.

Dotado de un poderoso motor de búsquedas, permite que los contenidos sean ubicados en tiempos real, relacionarlo en legajos virtuales y formatearlos dinámicamente de acuerdo al canal de impresión o canales electrónicos de presentación (web, email, tabletas, dispositivos móviles).

El Repositorio Corporativo Unificado es el corazón de la Suite Coldview, adonde se almacena todo el contenido publicado, para su resguardo, administración y provisión a los usuarios internos y externos. En el mismo se almacenan la más variada gama de tipos de contenido, los cuales agrupamos de la siguiente forma:

• Contenido estructurado: reportes y documentos con formatos fijos en el tiempo, con frecuencia respondiendo a regulaciones de industria, tal como extractos de cuenta, facturas, boletas, imágenes de cheques, etc.
• Contenido no estructurado: entran en esta categoría la más variada gama de documentos y archivos, tales como:
  • Documentos Office (MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, etc.)
  • Documentos Portables (PDF)
  • Imágenes digitalizadas (TIFF, JPG, etc.)
  • Archivos Digitales Multimedia (audio, video, fotografías, etc.)
  • e-mails
  • Diagramas y planos
  • Etc.

• Certificación de la autenticidad e inalterabilidad del contenido dentro del repositorio Coldview.
• Administración de múltiples repositorios geográficamente dispersos, asegurando la consistencia y coherencia, así como mecanismos de contingencia y alta disponibilidad de la información.
• Administración de imágenes, con un tratamiento especializado desde la captura por escáners, hasta la interpretación de contenidos por OCR, etc.

Los “Content Administration Services” se concentran en la puesta en marcha de Records Management (RM) o Administración de Registros. RM es la disciplina que se encarga de gestionar los registros corporativos para garantizar su recuperación frente a requerimientos de tipo normativos y legales, así como su destrucción llegado el final de la vida útil de cada registro. Este tipo de herramientas permite la generación de reglas asociadas a cada documento o tipo de documento para lograr una administración automática de:

• El archivado de documentos.
• El movimiento físico de documentos electrónicos entre diferentes plataformas de almacenamiento (por ejemplo: de discos de alta performance a discos de alto volumen, y finalmente, a cintas o medios ópticos).
• En forma automática, transparente para los usuarios, de acuerdo a las reglas pre-establecidas.
• Garantizando el resguardo de los documentos en su formato original.

Este grupo funcional agrupa actividades y herramientas cumpliendo los siguientes objetivos:

• Servicios de impresión: si bien los ECM tienden a reducir sustancialmente la necesidad de imprimir documentos para su consulta e intercambio, tanto ciertos usos y costumbres como aspectos reguladores o legales implican imprimir una cantidad importante de documentos. Coldview permite incorporar herramientas que permitirán la racionalización y mejor administración de la generación de archivos de impresión, brindado por ejemplo estadísticas de uso real de la información o administrando la comunicación con las empresas en las que se tercerizan impresiones masivas de documentos.
• Generación de formatos de salida especiales: las regulaciones globales tales como Sarbanes-Oxley, o regulaciones más específicas de industrias, como Basilea II para la industria financiera, están llevando a la generación de formatos estándares de salida hacia el campo de la información financiera pública de las organizaciones. Las mismas, en general, son presentadas en formatos personalizados de cada empresa, ya sea en reportes impresos, o en archivos pdf en los sitios web (típicamente en la sección de Gobierno Corporativo). Recientemente el Internacional Accounting Standards Committee ha impulsado el uso de un estándar de generación de reportes financieros y operativos denominado XBRL (Extensible Business Reporting Language). Coldview provee la posibilidad de convertir un documento o grupo de documentos publicados en el repositorio, conteniendo la información financiera y operativa, en el formato de salida XBRL. Todo esto se puede enviar luego vía e-mail a listas de distribución previamente confeccionadas por la organización o publicarlo en la web corporativa, para su posterior “download” por el público, organismos de control, clientes, etc.

Coldview presenta en este grupo funcional dos herramientas clave:

• Herramienta de Workflow: permite la definición en un formato gráfico de las tareas que constituyen un proceso de negocios, así como los responsables de cada tarea, tiempos esperados de ejecución, definición de alarmas en caso de incumplimiento de dichos plazos, etc.
• eForms: permite la sustitución de los formularios en papel por formularios electrónicos, lo cual facilita la incorporación de reglas de validación de las informaciones ingresadas, reglas de cálculo, etc., minimizando los errores humanos y necesidad de posteriores retrabajos.

La combinación de ambas tecnologías, junto con la integración nativa con el Repositorio Corporativo Unificado, hacen de Coldview Process Automation una herramienta muy poderosa. A su vez, permite una implementación gradual, condición crítica para la ejecución de este tipo de aplicaciones dado el alto impacto que pueden implicar a la operación de una organización.

Los Clientes Coldview tanto en su versión Intranet como en su versión Web otorgan:

• Excelente velocidad de acceso y recuperación de la información.
• Búsquedas por índices predefinidos para cada listado y con opción permanente de búsqueda Full Text.
• Búsquedas simultáneas en distintas emisiones.
• Carpetas de vistas parametrizadas por cada usuario.
• Búsquedas con soporte de operadores lógicas, búsquedas difusas, palabras similares, con Tesauros, etc.

eCOLD es un módulo que permite la automatización del envío de reportes por correo electrónico como documentos anexos llevados a formato PDF, aplicando medidas de seguridad como la apertura con password de los mismos.

eCOLD genera grandes ahorros en costos de impresión y distribución en nuestros clientes. Por ejemplo, para la sustitución del envío físico de resúmenes de cuenta.

Otras características:

• Múltiple concurrencia de usuarios.
• Óptimo acceso a la información a través de redes WAN de baja velocidad sin generar sobrecargas ó problemas en el tráfico de la red.

Coldview ha sido diseñado y optimizado a lo largo de los años para adaptarse a las restricciones de recursos que típicamente enfrentan las organizaciones, tales como el ancho de banda en las comunicaciones.

• API: Interfaces de conexión con otras aplicaciones como websites (por ejemplo para la publicación de un documento de un cliente), integración del Workflow de Coldview con aplicaciones como ERP, sistemas de facturación, etc.
• ETL: Herramienta de extracción de datos para alimentar aplicaciones de Business Inteligente, Data Warehousing, CRM (por ejemplo para el soporte de Call Centres,etc).
• Integración con Sistemas de Almacenamiento CAS: Actualmente existen en el mercado una variedad de sistemas de almacenamiento para el resguardo de contenido fijo o información de referencia (por períodos de retención de largo plazo). Estos sistemas requieren de interfaces específicas certificadas por el fabricante. Coldview posee integración con los sistemas de almacenamiento de los principales proveedores del mercado.

Por sobre la funcionalidades mencionadas, AMCO desarrolla aplicaciones que dan cumplimiento a regulaciones específicas globales o particulares de los países en los que opera nuestros clientes. Es así como Coldview ha sido certificado en algunos países ante diferentes entes reguladores, e incluyen funcionalidades que responden a normatívas específicas (generación de libros contables o rubricados digitales, factura electrónica, etc.).

AMCO posee una experiencia acumulada de muchos años de trabajo en el campo de la gestión documental. AMCO, en forma conjunta con su red de Partners Estratégicos, desarrolló metodologías y mejores prácticas que facilitan y agregan mucho valor a los procesos de implementación y soporte de nuestras herramientas. Desde procesos de evaluación para la implementación de una estrategia de ECM Corporativa (ECM Assessment), hasta la creación de “templates”de Taxonomías por industrias, son algunos ejemplos del tipo de valor agregado que podemos aportar a nuestros clientes.